Politique de confidentialité

Introduction

ThermoVault accorde une grande importance à votre vie privée. Vous avez le droit de savoir quelles données personnelles nous traitons à votre sujet et comment nous le faisons. Dans cette politique de confidentialité, vous trouverez une réponse aux questions suivantes :

Qui est responsable du traitement des données personnelles ?
Quel est le champ d'application de cette politique de confidentialité ?
Quand recueillons-nous vos données à caractère personnel, qu'en faisons-nous, pourquoi sommes-nous autorisés à le faire et pendant combien de temps les conservons-nous ?
Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?
Qui a accès à vos données personnelles ?
Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?
Qui pouvez-vous contacter en cas de questions concernant cette politique de confidentialité ?
Modifications de la politique de confidentialité

Qui est responsable de vos données personnelles ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles est ThermoVault BV, dont le siège social est situé Hoefstadstraat 86, 3600 Genk. Vous pouvez nous contacter par téléphone au +32 456 22 61 37 ou par e-mail à l'adresse contact@ThermoVault.com. Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, il est préférable de contacter notre DPD qui peut être joint à l'adresse électronique suivante : privacy@ThermoVault.com.

Quelle est la portée de cette politique de confidentialité ?

Cette politique de confidentialité n'est applicable que lorsque ThermoVault est en charge du traitement de vos données personnelles. Cela signifie que ThermoVault agit en tant que contrôleur de données et détermine pourquoi et comment vos données sont traitées.

On entend par "données à caractère personnel" toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ("personne concernée") ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement.
Les données spécifiques concernées sont expliquées en détail ci-dessous.

On entend par "traitement" toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Cette politique de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles par ThermoVault auprès des catégories de personnes (personnes concernées) mentionnées ci-dessous. Ces catégories comprennent les personnes qui ont appartenu à ces catégories dans le passé (par exemple, les anciens clients) et les personnes qui pourraient appartenir à ces catégories dans le futur (par exemple, les clients potentiels).

les visiteurs de notre site web public
nos clients ou partenaires commerciaux
nos fournisseurs, qui nous aident à exercer nos activités
candidats du personnel

Si l'une des personnes mentionnées ci-dessus est une personne morale, nous continuons à traiter les données de nos personnes de contact au sein de ces entités et le GDPR s'applique.

Notre site web utilise des cookies. Pour des informations plus détaillées sur le traitement de vos données par l'utilisation de cookies sur un site web, veuillez vous référer à notre Politique en matière de cookies, qui fait partie intégrante de la présente Politique de confidentialité.

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous précisons ci-dessous les données à caractère personnel que nous sommes susceptibles de traiter. En fonction de la situation spécifique, de vos préférences et de la manière dont vous nous contactez, il se peut que nous ne traitions pas toutes les données ci-dessous.

Généralités
Nous pouvons traiter les données ci-dessous pour tous nos contacts :

Type of data	Examples (non-exhaustive)
Coordonnées et historique	Nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, communications envoyées et reçues (par exemple, messages électroniques, messages envoyés via le formulaire de contact sur notre site web, lettres, etc.)
Données d'identification	Une copie de votre carte d'identité (uniquement pour vérifier votre identité si vous souhaitez exercer l'un de vos droits en tant que personne concernée en vertu du GDPR).
Identification électronique et données d'utilisation (liées à notre site web)	L'adresse IP, le type de navigateur, les données de localisation, l'itinéraire par lequel vous êtes arrivé sur notre site web, le type d'appareil que vous utilisez pour visiter notre site web, les pages web visitées et la manière dont vous naviguez sur les pages web visitées. Ces données sont principalement traitées à l'aide de cookies. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

Clients et partenaires commerciaux ou fournisseurs
Nous pouvons également traiter les données suivantes provenant de (personnes de contact de) nos clients, partenaires commerciaux ou fournisseurs :

Type of data	Examples (non-exhaustive)
Feedback	Tout feedback que vous pourriez avoir, en tant que client, partenaire commercial ou fournisseur, sur notre coopération.
Informations relatives au paiement et à la facturation	Les détails de la carte de paiement et le numéro de compte bancaire, si vous nous faites des paiements ou si vous recevez des paiements de notre part.
Coordonnées et historique	Nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, communications envoyées et reçues (par exemple, messages électroniques, messages envoyés via le formulaire de contact sur notre site web, lettres, etc.)

Candidats du personnel
Nous pouvons également traiter les données suivantes concernant les candidats à l'embauche. Bien entendu, cela dépendra en grande partie des données que vous souhaitez nous fournir dans le cadre de votre candidature.

Type of data	Examples
Audiovisual data	Pictures and video recordings that you would provide to us in the context of your application.
Personality Profile	Motivation letter, hobbies, social activities, personality, interview notes.
Work-related data	Curriculum vitae, education, certificates and credit lists, language skills, professional career, publications, portfolio.
Personal details	Age, gender, date of birth, nationality.
Contact details and history	Name, first name, address, email address, phone number, communications sent and received (e.g., email messages, messages sent via the contact form on our website, letters, etc.).

Catégories particulières de données à caractère personnel
Les catégories particulières de données à caractère personnel sont les données à caractère personnel relatives à la santé, à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à l'appartenance syndicale, aux données génétiques ou biométriques, à l'orientation sexuelle/à la vie et aux condamnations pénales. En principe, nous ne traiterons pas les catégories spéciales de données à moins que vous ne nous les fournissiez avec votre consentement explicite.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel les données ont été collectées ou traitées, comme spécifié ci-dessus.

Étant donné que la durée de conservation des données dépend des finalités pour lesquelles les données ont été collectées, la durée de conservation variera en fonction de la situation individuelle. Parfois, une législation spécifique exige que nous conservions certaines données pendant une certaine période. Nos périodes de conservation des données à caractère personnel sont basées sur des exigences légales et sur l'équilibre entre vos droits et vos attentes et ce qui est utile et nécessaire pour fournir nos services ou vous permettre de nous fournir vos services.

Lorsqu'il n'est plus nécessaire de traiter vos données, nous les supprimons ou les rendons anonymes. Si cela n'est pas (techniquement) possible, par exemple parce que vos données sont stockées dans des archives de sauvegarde, nous conserverons vos données, mais nous ne les traiterons plus et nous les supprimerons dès que cela sera possible.

De qui obtenons-nous vos données personnelles ?

En tant que client, partenaire commercial, fournisseur ou candidat, nous obtenons principalement vos données à caractère personnel directement auprès de vous, dans le cadre des contacts que nous avons entre nous en vue de la fourniture (éventuelle) de services ou de soutien ou d'une éventuelle collaboration. Toutefois, nous n'excluons pas d'obtenir indirectement certaines de vos données à caractère personnel dans des circonstances spécifiques, à partir de sources publiques ou de tiers. Nous pouvons également consulter le profil des candidats au recrutement sur des plateformes professionnelles de médias sociaux, ou recevoir vos coordonnées d'une agence de recrutement si vous postulez chez nous de cette manière.
Dans le cas où nous obtenons vos données indirectement, nous vous informerons du traitement de vos données au plus tard lors de notre premier contact avec vous.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Votre vie privée est notre priorité absolue, c'est pourquoi nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour protéger vos données personnelles. Nous avons pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre une éventuelle violation.

Qui a accès à vos données personnelles ?

En interne
Au sein de notre organisation, seuls les membres du personnel autorisés et les personnes que nous désignons ont accès à vos données personnelles. Il s'agit uniquement des personnes qui ont besoin de l'accès pour l'exécution correcte de leur fonction ou pour les besoins du service.

Externes
Nous ne transmettons jamais de données à caractère personnel à des tiers ou à des sous-traitants, sauf dans les cas suivants :

Il existe des obligations légales.
Pour certains traitements dans le cadre de la mise en œuvre de notre accord, comme l'assistance informatique, nous faisons appel à d'autres parties. Nous avons conclu un accord de sous-traitance (DPA) (sous-traitants de l'UE) ou des clauses contractuelles types (SCC) (sous-traitants de pays tiers) avec ces parties afin de garantir que vos données à caractère personnel sont également traitées par elles de manière sûre et confidentielle. La DPA / SCC garantit des mesures de protection technologiques et organisationnelles appropriées. Vos données personnelles sont donc entre de bonnes mains avec ces sous-traitants.

Contrôleurs/processeurs susceptibles de recevoir des données personnelles de ThermoVault:

Services judiciaires et/ou policiers dans le cadre d'une (éventuelle) enquête sur une fraude, ...
Les sous-traitants (voir ci-dessus) qui nous aident à remplir nos obligations administratives, telles que l'assistance en matière de matériel informatique et de logiciels.
Les tiers dans le cadre du traitement des plaintes dans lesquelles vous êtes impliqué
Lawyers, bailiffs, government inspection services and similar third parties in the context of investigations or legal proceedings.

International
Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ou à des sous-traitants dans des pays tiers (par exemple, certains pays en dehors de l'UE comme les États-Unis), sauf si cela s'avère nécessaire. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen vers un pays qui n'est pas considéré par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, les transferts se font dans le cadre d'un accord qui couvre les exigences de l'UE en matière de transfert de données à caractère personnel en dehors de l'UE, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou votre consentement explicite qui vous sera demandé avant de transférer vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE.
En tout état de cause, nous et ces tiers avons pris les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données contre la perte ou toute forme de traitement illégal.

Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

Vous disposez de plusieurs droits concernant les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l'un des droits énoncés ci-dessous, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans le premier titre de la présente politique de confidentialité.

Droit d'accès et de copie
Vous avez le droit d'accéder à vos données et d'en obtenir une copie. Ce droit comprend également la possibilité de demander des informations complémentaires sur le traitement de vos données, y compris sur les catégories de données traitées à votre sujet et sur les finalités de ce traitement.

Droit de rectification
Vous avez le droit de faire modifier vos données si vous estimez que nous disposons de données incorrectes.

Droit à l'effacement (droit à l'oubli)
Vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données dans un délai raisonnable. Toutefois, nous ne serons pas toujours en mesure de répondre à une telle demande, notamment lorsque nous avons encore besoin des données dans le cadre d'une relation contractuelle en cours, ou lorsque la conservation de certaines données pendant une certaine période est exigée par la loi.

Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données. Dans ce cas, le traitement est temporairement interrompu jusqu'à ce que, par exemple, l'on soit certain de son exactitude.

Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant. Pour les messages marketing que nous vous envoyons par courrier électronique sur la base de votre consentement, vous pouvez facilement retirer ce consentement en cliquant sur "Se désabonner" au bas de chacun de ces messages.

Droit d'opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données sur la base de nos intérêts légitimes. Ce droit doit être fondé sur des raisons spécifiques à votre situation. Dans ce cas, nous devons cesser le traitement, à moins que nous ne fournissions des motifs légitimes impérieux de poursuivre le traitement. Toutefois, vous pouvez toujours vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct, après quoi nous sommes tenus de cesser le traitement à ces fins.

Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit d'obtenir vos données, que vous nous avez fournies vous-même, sous forme électronique. De cette manière, elles peuvent être facilement transférées à une autre organisation. Vous avez également le droit de nous demander de transférer vos données directement à une autre organisation, si cela est techniquement possible.

Droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle
Si vous estimez que nous traitons vos données de manière inappropriée, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle de la protection des données. Vous pouvez le faire auprès de l'autorité de contrôle de l'État membre de l'EEE dans lequel vous résidez habituellement, dans lequel vous avez votre lieu de travail ou dans lequel l'infraction présumée a eu lieu. Étant donné que nous gérons et coordonnons les activités du projet principalement depuis la Belgique, vous trouverez ci-dessous les coordonnées de l'autorité belge de protection des données.

Autorité belge de protection des données (GBA)
Rue Drukpers 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
Site web de l'ABG - déposer une plainte

Pour de plus amples informations et les coordonnées de l'autorité de contrôle de chaque État membre de l'EEE, veuillez vous référer à cette page du site web du Comité européen de la protection des données, qui contient toutes les coordonnées pertinentes. En outre, vous pouvez toujours vous adresser au tribunal civil compétent pour demander une indemnisation.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en nous contactant simplement à l'aide des coordonnées indiquées au début de la présente politique de protection de la vie privée.

Lorsque vous demandez à exercer vos droits, si nous avons des doutes sur votre identité, nous vous demanderons de la vérifier. Dans ce cas, nous vous demanderons de nous transmettre des documents permettant de vous identifier au-delà de tout doute raisonnable, tels qu'une copie du recto de votre carte d'identité. Nous faisons cela pour éviter que vos données ne tombent entre de mauvaises mains. Il suffit qu'une telle copie indique clairement votre nom et votre date de naissance. Il est préférable que vous supprimiez toutes les autres données.

L'exercice de vos droits est en principe gratuit. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer une redevance raisonnable en fonction des frais administratifs que nous avons encourus. Dans le même cas, nous pouvons toutefois décider de ne pas donner suite à votre demande. Dans ce cas, vous serez informé des raisons de cette décision.
En tout état de cause, nous vous informerons toujours de la suite donnée à votre demande au plus tard dans un délai d'un mois à compter de sa réception. En cas de demandes complexes ou fréquentes, ce délai peut être étendu à 3 mois. Dans ce dernier cas, vous serez informé de la prolongation du délai de réponse.

Qui contacter en cas de questions concernant cette politique ?

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité ou l'exercice de vos droits à cet égard, veuillez contacter notre DPD à l'adresse électronique suivante : privacy@ThermoVault.com

Modifications de la présente politique de confidentialité

ThermoVault se réserve le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité. Si cette politique de confidentialité est modifiée, nous vous conseillons de la consulter régulièrement lorsque vous visitez notre site web.